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COVID-19: membre du personnel / enseignant·e

INFOS PRATIQUES

 

Bibliothèques

Les espaces et l'accès direct aux collections sont rouverts aux membres de la communauté universitaire ULB dans des conditions spécifiques liées au contexte sanitaire:
  • le nombre des places de travail disponibles est réduit et un système de réservation de place est implémenté. Plus d'information
  • les horaires d'ouverture ont été adaptés. Plus d'information
  • le respect de consignes sanitaires particulières est requis. Plus d'information
Les services de prêt à domicile, de consultation de documents sur place et de numérisation à la demande sont rétablis dans leurs modalités habituelles.
L'accès aux ressources électroniques à distance, les services de support et d'aide en ligne restent inchangés.

Pour les modalités concrètes et précises de ces mesures, consultez le site des bibliothèques dont les informations seront régulièrement mises à jour en fonction de ces évolutions.

 

Communication institutionnelle

La communication est exclusivement gérée via les canaux institutionnels de communication centraux: email institutionnel, portail du personnel, site de l'ULB, réseaux sociaux ULB. Les membres du personnel et les étudiants sont priés de suivre la situation et son évolution en se connectant sur ces canaux de communication.

Les facultés, départements et services de l’ULB sont invités à partager la communication de crise gérée centralement et sans reformulation pouvant conduire à des incohérences.

 

Crèches

  • Les crèches du campus Erasme et du Solbosch sont ouvertes. N’hésitez pas à consulter le site de l’ONE. pour plus d’information sur la Covid.

Événements institutionnels, activités culturelles et étudiantes

  • Une série d’activités, en plus des enseignements, est à nouveau organisée sur les campus. L’ULB a aussi ouvert ses auditoires cet été, dans le respect des règles sanitaires, à des partenaires culturels qui, confrontés à une situation de crise aiguë, sont à la recherche d’espaces de taille suffisante pour reprendre leurs spectacles.
  • Vie folklorique: les activités sont reportées au 2e quadrimestre. Toute activité de cercle ou association étudiante devra préalablement être soumise à l’approbation du vice-recteur aux affaires étudiantes.
  • Vie culturelle et festive: une guinguette culturelle accueille des évènements culturels et de loisirs.
  • Lors d'événements organisés sur les campus:
    • chaque participant se présentera en possession de son masque personnel. Le port du masque est désormais obligatoire pour tous, pour tous déplacements sur les campus, à l’extérieur comme à l'intérieur des bâtiments
    • Les participants sont appelés à utiliser des modes de transport doux ou les transports publics pour se présenter sur site. Toutefois, les participants pourront disposer des parkings publics ou (éventuellement) universitaires qui entourent le campus. Sauf exception, aucun fléchage n’est prévu entre le parking et le bâtiment concerné.
    • Du gel désinfectant sera présent dans le hall d’entrée du bâtiment.  
Consultez les protocoles ci-dessous pour les recommandations détaillées:

Restaurants

  • Les restaurants sont ouverts et une nouvelle offre alimentaire est disponible: consultez la page Restaurants et commerce.
    • À l’arrière des bâtiments Janson et S, des toiles et tables sont installées afin de créer des zones conviviales à l’attention de la communauté ULB.
    • Face à ces 2 zones, une bande du parking extérieur est réservée pour des food-trucks.

Sport

Les inscriptions pour l'abonnement "Carte de Sports" sont ouvertes sur  MyULBSports.
Conformément aux protocoles établis par la Fédération Wallonie-Bruxelles et afin que chacun puisse pratiquer son activité sportive sereinement, ULB Sports a mis en place un protocole "Sport Secure"
Celui-ci implique, en plus de la présentation de la Carte de Sports, une inscription obligatoire pour chaque séance de cours ULB Sports.
Cette inscription se fait exclusivement via l'appli Nova Sport, téléchargeable gratuitement à partir du 10 septembre (sur App Store ou Google Play) et fonctionnant exclusivement avec un smartphone.
Sans inscription, aucun accès aux cours ne sera possible.
Découvrez l’ensemble des mesures mises en place dans le cadre du protocole "Sport Secure".


 

SANTÉ ET BIEN-ÊTRE

Port du masque

Le port du masque est obligatoire pour tous, pour tous déplacements sur les campus, à l’extérieur comme à l'intérieur des bâtiments.

 

Quarantaine et diasgnostic

Membres du personnel administratif


La quarantaine doit être strictement observée dans les situations suivantes:
  • Si vous êtes testé positif à la Covid-19 : informez directement votre supérieur hiérarchique (SH) et informez l'équipe du docteur Alain Levêque à l'adresse covid@ulb.be. Transmettez ensuite votre certificat médical à votre SH.
  • Si un membre de votre bulle est testé positif à la Covid-19 : contactez votre médecin afin de réaliser un test et informez votre SH. Si le test que vous aurez réalisé s'avère positif, informez directement votre SH et l'équipe du docteur Alain Levêque à l'adresse covid@ulb.be. Si le test est négatif, poursuivez néanmoins la quatorzaine chez vous et travaillez si possible à distance.
  • Si vous avez des symptômes inquiétants et que vous attendez les résultats du test ou de celui d'un de vos proches, restez chez vous et informez votre SH. Les enseignants dans ce cas sont invités à donner leur cours en distanciel. Si le test que vous aurez réalisé s'avère positif, informez directement votre SH et l'équipe du docteur Alain Levêque à l'adresse covid@ulb.be. Si le test est négatif, poursuivez néanmoins la quatorzaine chez vous et travaillez si possible à distance.

Gestion des équipes:  à l'attention des SH/RO:
  • Si un membre de votre équipe est diagnostiqué positif à la Covid-19,il y a lieu de prévoir directement son écartement.
  • Pour les collègues qui ont eu des contacts étroits (contacts de plus de 15 minutes, dans un lieu fermé et à moins de 1m50) avec un collègue testé positif: ils doivent être mis en quarantaine et il leur est demandé de passer un test. Ces "contacts étroits" seront signalés auprès de covid@ulb.be. Ils pourront, s'ils ne disposent pas de médecin généraliste, venir réaliser un prélèvement auprès du centre de prélèvement qui sera mis en place sur le campus du Solbosch. Les modalités leur seront précisées par courrier électronique.
  • Si un membre de votre équipe a des symptômes inquiétants, vous devez lui demander de rentrer à la maison, de contacter son médecin et de se faire tester.
  • Si leur fonction et leur état le permettent, les collaborateurs diagnostiqués positif à la Covid-19 ainsi que ceux écartés assureront leurs prestations en télétravail. Si le télétravail n'est pas possible durant la période d'écartement, votre hiérarchie en informera le Département des ressources humaines. Cette circonstance n'aura toutefois aucun impact sur votre situation administrative et pécuniaire, l'Université ayant décidé de ne pas enclencher de chômage temporaire en cas de mise en quarantaine jusqu'à 15 jours.
    Enfin, ces mesures relèvent de la gestion SH et n'exigent pas un certificat médical.
  • Dans tous les cas déclarés ou suspects, nous vous demandons d'informer la direction et de transmettre, le cas échéant, le certificat médical au service compétent du Département de l'administration financière.
  • Pour vous protéger et protéger les autres, nous vous rappelons les mesures sanitaires à respecter au quotidien:
    • Lavez-vous les mains régulièrement
    • Respectez une distance d'1m50 avec les autres
    • Portez le masque. Des masques aux couleurs de l'Université vous seront distribués prochainement et du matériel désinfectant est mis à votre disposition dans les bâtiments. 
 

Enseignants

Quelles sont les mesures prises ou à prendre si l'un ou l'une de vos étudiant.e.s a été détecté.e positif à la Covid-19 ou si vous-mêmes vous devez vous mettre en quarantaine.
  • Si un.e étudiant.e est testé.e positif à la Covid-19: dans ce cas, vous en serez averti.e si vous avez eu des contacts dans le cadre d'un TP, laboratoire, atelier ou autre séminaire en groupe de moins de 50 personnes. Toutes les personnes ayant participé à cette activité pédagogique devront se mettre en quarantaine, vous y compris. Par contre, si le cours a eu lieu dans un auditoire plus grand, seule une partie des étudiant.e.s devront se mettre en quarantaine. En ce qui vous concerne, vous n'aurez pas été en contact étroit avec les étudiant.e.s (respect des mesures de distanciation), vous ne devrez donc pas vous mettre en quarantaine.
  • Si vous devez vous mettre en quarantaine (parce que vous êtes positif à la COVID-19, parce qu'un membre de votre bulle est positif, parce que vous avez des symptômes et votre médecin vous place en quarantaine, parce que nous vous demandons de vous mettre en quarantaine.): si votre état de santé le permet, l'enseignement à distance est requis pendant toute la durée d'écartement prescrite. Nous vous demandons de communiquer les nouvelles modalités du cours aux étudiant.e.s via l'Université virtuelle et/ou MonULB et de faire en sorte que l'auditoire soit libéré. Vous pouvez faire appel au secrétariat de votre faculté pour vous aider.
Si un.e étudiant.e ne porte pas le masque et invoque des raisons médicales, il/elle doit produire un certificat attestant de l'impossibilité de porter le masque pour causes médicales. Le port de la visière comme alternative est également soumis à un certificat médical. L'étudiant.e sera aussi encouragé.e à le présenter proactivement en début de cours. Si l'étudiant.e ne présente pas de certificat, vous pourrez lui demander de sortir ou, si l'auditoire le permet, de s'isoler le plus possible. La distance d'une place sur deux dans les auditoires ne garantit pas une protection suffisante si elle ne s'accompagne pas du port du masque.

Nous vous rappelons que, quelle que soit la situation, tous les supports de cours doivent être disponibles en distanciel via un support audiovisuel ou un support suffisamment efficace et convivial pour assurer une égalité entre les étudiants et étudiantes (Teams ou Podcast, PPT enregistré par exemple).

Pour permettre à l'Université de continuer à fonctionner en présentiel, nous comptons aussi sur vous pour veiller à l'application des mesures sanitaires.

Nous vous demandons donc de rappeler régulièrement à vos étudiant.e.s les mesures d'hygiène ci-dessous afin d'empêcher la transmission et la propagation du virus Covid-19 au sein de la communauté universitaire:
  • Si vous êtes malade, restez chez vous
  • Lavez-vous les mains régulièrement
  • Gardez une distance de minimum 1,50m avec les autres
  • Le port du masque est obligatoire
  • Respectez les sens de circulation sur les campus
  • Au cours d'une semaine, installez-vous toujours dans la même zone de couleur au sein des auditoires
  • Désinfectez vos surfaces de travail et nettoyez régulièrement vos équipements
  • Utilisez des mouchoirs en papier à usage unique et jetez-les ensuite dans une poubelle
  • Si vous êtes diagnostiqué positif à la Covid, signalez-le à l'adresse covid@ulb.be
Des visuels présentant les mesures Covid sont disponibles sur le Portail du personnel (en français et en anglais). Nous vous invitons à les projeter en début de cours.
 

Service médical de l'ULB

Le Service médical du campus du Solbosch est ouvert.
Les consultations se font uniquement sur rendez-vous et sous certaines conditions.

Avant de vous rendre au Service médical, veuillez noter que:
  • vous devez impérativement prendre un rendez-vous, et ce uniquement par téléphone (02 650 29 29, de 9h à 16h du lundi au vendredi). Aucun accès ne sera autorisé sans rendez-vous;
  • vous devez vous rendre seul à la consultation;
  • vous devez obligatoirement porter un masque pour entrer dans le bâtiment;
  • si vous présentez des symptômes du Covid-19, vous ne serez pas admis dans la salle d’attente. Vous pourrez prendre contact par téléphone avec un médecin généraliste pendant ses heures de consultation (téléphonez au 29 29);
  • Des mesures sanitaires sont mises en place (nettoyage régulier des locaux, désinfection systématique du matériel et mobilier, etc.).


En dehors des heures d’appel, quelques numéros utiles:
Garde bruxelloise: 02 201 22 22
Médecins de garde: 1733 (plus d´info: www.1733.be)
SPF Santé: 0800 14 689


 

Service social du personnel

L’équipe du Service social des personnels est disponible pour tout agent de l’Université qui rencontre des difficultés en toutes circonstances. N’hésitez pas à prendre contact avec l’une des assistantes sociales, principalement par mail. Des rendez-vous téléphoniques et/ou physiques sont aussi possibles (mesures sanitaires mises en place).
Le SSP continue à assurer le suivi des demandes notamment pour:
  • Accorder un soutien financier, social, administratif… Et plus particulièrement en cette période difficile, le SSP est attentif à répondre aux demandes urgentes, notamment liées aux difficultés rencontrées par le personnel dans le cadre du Covid-19.
  • Recevoir et traiter les dossiers relatifs aux avantages statutaires:
    • Remboursement de soins de santé: en cette période de confinement, le SSP accepte exceptionnellement l’envoi des factures et des attestations de soins par mail: veronique.van.brusselen@ulb.be.  Le remboursement sera effectué dans les meilleurs délais.
    • Intervention dans les frais de crèche (en dehors de l’ULB), activités enfants, réduction de minerval: vous pouvez envoyer votre demande et transmettre les documents par mail à veronique.van.brusselen@ulb.be.
  • Vous aider dans les domaines suivants:
    • Santé: mutuelles, assurances, maternité, handicaps physiques et mentaux, accidents du travail, maladies,
    • Familial: budget , logement, décès d’un membre de la famille,
    • Octroi d’un congé social si besoin.

Vous trouverez plus d’informations à propos du SSP sur le Portail du personnel et dans la brochure sociale.
 

 Soutien psychologique pour les membres du personnel

Dans le contexte de crise sanitaire lié au Covid-19, l’ULB a mis une plateforme de support psychosocial à disposition de tous les membres du personnel. Celle-ci a pour objectif d’offrir un temps d’écoute et de soutien psychosocial. Les entretiens se feront par téléphone ou vidéo Whatsapp avec l’un des membres de la plateforme dont vous trouvez la liste des intervenants ci-dessous:
  • les conseillers en prévention aspects psychosociaux: Sandra Billy, Estelle Van Ingelgem, Mathieu Dedobbeleer
  • les personnes de confiance: Isabelle Decot, Yvon Molinghen, Nicolas Van Der Linden

Les entretiens téléphoniques sont strictement confidentiels. Les informations générales sur les problématiques identifiées seront relayées, le cas échéant, aux Autorités pour soutenir le fonctionnement et la communication institutionnelle de l’Université.
Si vous en ressentez le besoin, vous pouvez adresser votre demande d’entretien téléphonique à l’adresse mail: aspects-psychosociaux@erasme.ulb.ac.be en mentionnant le numéro d’appel et les plages horaires auxquelles vous êtes joignable. Vous serez recontacté dans les meilleurs délais.
 

Tutoriels: lavage des mains et port du masque

Il est conseillé de laver son masque en tissu (et éventuellement la pochette qui le contient) quotidiennement dans une eau à 30° ou 40 ° avec du savon: le virus craint plus le savon que la température. Un lavage quotidien à 60 ° pourrait abîmer rapidement les élastiques.
Il est par ailleurs conseillé de laver les masques en coton quelquefois avant usage pour éviter les allergies liées à certains colorants ou produit d’enrobage.

Joindre les services de l'ULB

Privilégiez les contacts par e-mail.
Besoin de consulter l'annuaire? Sur le site de l'ULB, utilisez l'outil de recherche, option annuaire pour trouver votre correspondant.
 

Support Covid: vous avez une question spécifique?

Toutes les informations relatives aux mesures prises par les autorités de l'ULB et à l’organisation de l’Université dans le contexte actuel sont accessibles dans ces FAQs. De plus, afin de pouvoir continuer à être présents et à l'écoute des questions et interrogations relatives au Covid-19, un support par e-mail a été créé. Il est uniquement  accessible aux membres du personnel.
 

Voyages à l’étranger et retours vers la Belgique

Les Affaires étrangères ont mis en place un système de code couleur concernant les voyages à l’étranger, tant du côté des départs, que des retours vers la Belgique.

Les pays européens sont classés en trois codes couleurs.

Dans plusieurs pays, les codes couleurs varient en fonction de certaines régions. Pour tout voyage, il est de toute façon recommandé de bien consulter les conseils de voyage du site, les codes couleurs ne servant qu’à simplifier le message, elles ne peuvent donc restituer l’ensemble de la complexité des situations dans chaque pays.

Pour les départs:

Pour les retours:

  • Vert: pas de quarantaine
  • Orange: quarantaine et dépistage recommandés
  • Rouge: quarantaine et dépistage obligatoires -  Vous recevrez un code avec lequel vous pourrez être testé. Ce code vous permettra de faire rembourser le test.
Plus d'information sur le site info-coronavirus.be
 

Retour de l'étranger et mise en quarantaine

Si vous revenez de l'étranger, vous êtes dans l’obligation de compléter un formulaire: le Passenger Locator Form

L’Université ne recourra pas en chômage temporaire en cas de quarantaine au retour de vacances: l’Université encourage chacun.e à donner priorité à la sécurité de tous en garantissant le salaire pendant la quarantaine en cas de retour d’une zone orange ou rouge.

Dans le cas où une quarantaine vous serait imposée ou recommandée au retour d’un voyage effectué à l’étranger, nous vous demandons de communiquer de manière transparente avec votre hiérarchie. En concertation avec celle-ci, le télétravail est d’application dans la mesure du possible. Les membres du personnel enseignant devant effectuer une quarantaine peuvent également poursuivre leur occupation professionnelle en télétravail via les cours à distance.
Si le télétravail n’est pas possible, votre hiérarchie en informera le Département des ressources humaines. Cette circonstance n’aura toutefois aucun impact sur votre situation administrative et pécuniaire, l’Université ayant décidé de ne pas enclencher de chômage temporaire en cas de mise en quarantaine jusqu’à 15 jours.

 

Mobilité internationale

1. Si vous êtes membre du personnel et que vous devez vous rendre à l’étranger pour raison professionnelle

Depuis le 15 juin, vous pouvez vous rendre à l’étranger.
Vérifiez que les frontières entre la Belgique et le pays où vous souhaitez vous rendre sont ouvertes.
Prenez attentivement connaissance des mesures prises par le pays dans lequel vous vous rendez ainsi que les mesures à prendre à votre retour en fonction de la destination dans laquelle vous vous êtes rendu. Vous les trouverez sur le site du SPF Affaires étrangères ou sur le site de l’Union européenne.
Visitez le site du SPF Mobilité pour plus d’informations sur le transport routier, aérien, maritime ou ferroviaire.

S'il vous est possible de vous déplacer, vous devez remplir le formulaire d'autorisation de mission de l'ULB.

Consultez aussi les modalités pour les voyages à l'étranger et le retour en Belgique.

Les membres du personnel enseignant effectuant un voyage dans un pays considéré comme zone rouge et devant se mettre en quarantaine à leur retour peuvent poursuivre leur occupation professionnelle en télétravail (cours à distance).
 

2. Vous êtes membre du personnel et attendez l’arrivée d’un collègue étranger en provenance d’une zone ou un pays considéré comme étant à risque

L’accueil de collègues, chercheurs et de doctorants étrangers est rétabli en tenant compte des directives pays par pays. La liste des zones à risque pouvant évoluer rapidement, prenez attentivement connaissance des mesures prises pays par pays sur le site du SPF Affaires étrangères.
 

3. Vous êtes à l'étranger

  • Les postes diplomatiques et consulaires restent les points de contact privilégiés pour tout ressortissant belge se trouvant à l'étranger.  
  • Le SPF affaires étrangères a rappelé la nécessité pour tous les ressortissants belges de s'inscrire sur https://travellersonline.diplomatie.be. En effet, la communication des postes se feront directement vers les ressortissants inscrits par SMS, mail, etc. 
  • Les étudiants et membres du personnel, qui n'ont pas la nationalité belge, sont invités à prendre contact avec l'ambassade ou consulat de leur pays d'origine, en priorité.
Mis à jour le 22 septembre 2020