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FAQ COVID-19 Étudiant.e.s: modalités des examens écrits et oraux à distance

Vous trouverez ici toutes les informations concernant l'organisation des examens.

Tous les examens, oraux et écrits, se passeront à distance via des moyens électroniques. L’Université a choisi des modalités à distance qui reconnaitront les étudiants qui, comme d’habitude, maîtrisent le mieux la matière plutôt que de recourir à des logiciels de surveillance électronique.
Les devoirs à respecter durant les épreuves (dont le fait de les passer personnellement et seul) sont rappelés dans la charte qui vous sera présentée lors d’une de vos prochaines visites sur MonULB.
   

Modalités pratiques des examens écrits

La plate-forme : l’ "UV bis"

L’Université Virtuelle étant déjà très sollicitée pour le suivi de vos cours, nous avons organisé vos examens écrits sur une "plateforme copie" de l’UV, susceptible d’accueillir une charge encore plus importante. Vous retrouverez sur cette "UV bis" un espace correspondant à chacun de vos enseignements et dans ces espaces les épreuves (tests ou devoirs). L’UV que vous connaissez subsiste telle quelle et vous continuerez à l’utiliser pour réviser et étudier vos examens.

La nouvelle plateforme dédiée aux examens est disponible à l’adresse  ulb-exams.be avec vos identifiants ULB habituels (netID et mot de passe).
L’interface reste celle dont vous avez l’habitude.


Que devez-vous faire ?

Nous vous demandons de vous assurer d’ici le dimanche 10 mai à minuit :
  • que vous arrivez à vous connecter à l’UV bis (à l’exception de l’adresse ulb-exams.be, la procédure est la même que pour l’UV ; une aide est accessible au besoin à partir de la page d’accueil);
  • que vous avez accès aux différents espaces de cours dont vous avez besoin ;
  • de nous signaler d’éventuels problèmes à l’adresse uv@ulb.be.
Ne vous inquiétez pas si les espaces de cours sont vides pour l’instant, les épreuves apparaîtront en temps voulu.
 

Que se passera-t-il en cas de problème technique ?

Vous êtes nombreux à vous inquiéter de ce qui pourrait se passer en cas d’incident technique. La plate-forme d’examens "UV bis" a précisément été prévue pour résister à des connexions massives sur de courtes périodes et minimiser les risques. Voici quelques informations importantes si vous deviez rencontrer des difficultés.

1. Si un problème majeur survenait, que la responsabilité en incombe à l’ULB ou à un autre opérateur (défaillance du serveur ou panne internet généralisée), il reviendra au titulaire de prendre des dispositions adéquates (tenir compte uniquement des questions déjà finalisées et qui sont automatiquement enregistrées, reprogrammer l’examen, etc.), en concertation le cas échéant avec le Président du jury d’année.

2. Si vous rencontriez un problème ponctuel, la première chose à faire est de ne pas paniquer: chaque fois que vous passez d’une page à une autre dans un test, vos réponses sont enregistrées ; vous pouvez simplement vous reconnecter et reprendre le test où vous en étiez.

3. En cas de problème persistant, un call center sera à votre disposition, où il vous sera demandé de vous identifier, de préciser le cours concerné et la nature du problème. Tous les appels seront documentés. Si le problème ne peut être résolu, l’enseignant·e en sera informé·e et prendra une décision au cas par cas, sur base de votre déclaration au call center et des traces informatiques de connexion.

4. Enfin, une bonne pratique consiste à ne pas attendre l’heure exacte de l’examen pour vous connecter à l’UV bis, mais de vous connecter un peu plus tôt à la page d’accueil. A l’heure de l’examen, vous n’avez plus qu’à entrer dans l’espace de cours. Si possible n’entrez pas dans l’espace de cours lui-même avant l’heure car l’épreuve pourrait n’être rendue visible qu’à l’heure précise du début de l’examen, ce qui vous obligerait à rafraîchir la page pour la voir apparaître.

Remarques importantes :
1. Pour qu’un problème technique soit pris en considération comme une excuse potentiellement valide, il faut impérativement que :
  • Vous ayez, avant la session, testé avec succès votre connexion sur l’ "UV bis" en cas d’examen écrit et votre connexion sur Teams pour ce qui concerne les examens oraux, la trace informatique de votre connexion sur les serveurs de l’ULB faisant foi ;
  • Vous vous soyez signalé, en cours d’examen, auprès du call-center prévu au paragraphe ci-dessus, point 3.
2. Par crainte d’incidents techniques, certains se proposaient de filmer leur examen. Outre le fait que cela peut soulever des problèmes légaux, cette démarche est inutile : un tel enregistrement ne "prouvera" rien et risque juste de consommer inutilement des ressources de votre machine, de vous déconcentrer et de multiplier les sources de problèmes.

3. Il faut souligner que nous sommes tous conscients de la particularité de cette session et que ce caractère particulier induira une bienveillance, en ce compris en cas d’incident de bonne foi.
 

Où trouver de l’aide ?

  • En amont de l’examen, tout problème de connexion à l’"UV bis" doit être signalé sans tarder à uv@ulb.be (date limite pour tester votre accès : dimanche 10 mai à minuit).
  • En cas d’incident pendant l’examen, le seul numéro à retenir sera celui du call center, qui vous sera communiqué en début de session et sera visible en différents endroits (page d’accueil de la plate-forme, etc.).

Modalités pratiques des examens oraux

Le logiciel TEAMS sera utilisé largement pour vos examens oraux à distance. En cas de problème, comme vous le verrez ci-dessous, nous allons vous aider à le résoudre.
Attention : Il est possible que vous ayez déjà utilisé TEAMS (ou d’autres moyens tels que Zoom, Skype, etc.) pour suivre des cours à distance. Même si c’est le cas, il est indispensable de vérifier que vous accédez bien à Office365 et TEAMS avec votre identifiant et votre mot de passe ULB. Avoir suivi un cours via TEAMS n’est pas une condition suffisante pour présenter votre examen.
 

De quel équipement avez-vous besoin?

Vous devez être équipé :
  • D’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone connecté à Internet, équipé(e) d’une caméra et d’un micro.
  • La connexion à Internet doit permettre la communication vidéo et audio pour la durée de chaque examen.
Conseil : Pour certains examens, une communication audio et vidéo avec votre professeur sera suffisante, et l’usage d’un smartphone ou d’une tablette couvrira vos besoins. Vos professeurs vous fourniront des instructions spécifiques à votre examen (par exemple ce qu’ils attendent de vous en matière de préparation (lui montrer vos notes à l’écran, ou éventuellement partager votre écran et faire usage d’outils tels que Word ou Excel). N’hésitez pas à vous renseigner auprès de votre professeur en cas de doute. Pensez à utiliser l’équipement qui vous apportera le plus de confort et le moins de stress au moment venu.
 

Que faire si je ne dispose pas d’une station de travail ni de connexion Internet ?

L’ULB mettra à disposition des salles spécifiquement dédiées au passage des examens à distance pour celles et ceux d’entre vous qui n’auraient pas la capacité de les présenter depuis leur domicile.
Ces salles seront équipées de tables, de chaises et d’une connexion wifi de qualité permettant de présenter vos examens, avec votre propre matériel informatique. Le nombre de places est limité, sur réservation, aux seuls étudiants pour qui cela représente une réelle et indispensable nécessité.

La période d’inscription pour pouvoir bénéficier de l’accès à une salle pour passer vos examens est terminée. Seules les personnes qui se sont inscrites avant le 4 mai à 20h auront accès aux salles.
Cependant, si votre situation personnelle a changé ou que vous faites face à une urgence qui n’était pas prévisible (connexion internet coupée, travaux qui ont commencé dans votre rue, déménagement forcé, etc.), vous pouvez envoyer un email à l’adresse : Salles.Examens@ulb.be.
Votre demande sera analysée avec bienveillance dans les plus brefs délais.

Quel logiciel sera utilisé pour vos examens oraux ?

Sauf exception qui vous sera communiquée par vos professeurs ou la faculté, vous recevrez les invitations à vous connecter pour présenter votre examen via le logiciel TEAMS, qui fait partie de la suite Office 365. En tant qu’étudiant, vous disposez automatiquement d’une licence Office 365.
 

Que devez-vous faire pour vous préparer ?

Nous vous conseillons vivement d’établir la connexion sur l’appareil que vous utiliserez lors de l’examen.
  • Si vous avez déjà installé Office365 et que vous utilisez déjà Teams, il est néanmoins indispensable de vérifier que vous accédez bien à Office365 et TEAMS avec votre identifiant et votre mot de passe ULB. Avoir suivi un cours via TEAMS n’est pas une condition suffisante pour présenter votre examen. Allez directement au point C ci-dessous.
  • Peut-être vous connectez-vous déjà régulièrement à Office365, mais vous n’êtes pas familier du logiciel Teams. Si vous êtes dans ce cas, vous pouvez vérifier si vous avez accès à TEAMS comme mentionné au point B ci-dessous.
  • Si vous ne disposez ni d’Office365, ni du logiciel Teams sur votre ordinateur, suivez alors les instructions depuis le point A.

Point A

Dans un premier temps, vous devez obligatoirement accéder à votre compte Office365 via https://portal.office.com/.
Si vous éprouvez des problèmes pour vous connecter, veuillez suivre les instructions disponibles sur le support ULB. Vous pouvez trouver en ligne un résumé des démarches de connexion.
 

Point B

Ensuite, installez le logiciel TEAMS sur votre ordinateur, tablette ou smartphone. Si vous ne l’avez pas encore fait, une page d’aide vous détaille la marche à suivre : Connectez-vous ensuite à l’application TEAMS en faisant usage de votre identifiant et de votre mot de passe qui a permis votre connexion à Office365.
 

Point C

Pour terminer, assurez-vous que TEAMS fonctionne correctement, et que vous en maîtrisez les fonctions de base, qui vous seront utiles lors de votre examen : micro, caméra vidéo, partage d’écran (sur ordinateur uniquement). Testez donc le fonctionnement de TEAMS : une page d’aide vous guide pour procéder à chacune de ces vérifications.

Si votre micro, votre caméra, et le partage d’écran fonctionnent correctement, vous êtes prêt.e à passer votre examen.
 

Remarques importantes :

  • Plus tôt vous serez prêt.e techniquement, plus tôt vous pourrez vous consacrer à la préparation de vos examens. C’est pourquoi nous vous demandons de procéder à votre connexion à Office365, à l’installation de TEAMS, et aux tests avant le 4 mai 2020.
  • Nous vous conseillons, en plus de TEAMS, d’installer toute la suite Office 365 Pro Plus : en effet, si votre examen prévoit une phase de préparation, vous serez peut-être invité.e à partager votre écran et à montrer vos notes de préparation (dans Word, par exemple). Pour installer Office 365 Pro Plus, suivez les instructions, à défaut, vous pourrez utiliser les versions en ligne de Office.
  • Pour chaque examen, vous recevrez les instructions adéquates (horaire, durée, etc.). Les invitations dans TEAMS pourront vous être envoyées soit sous la forme d’une "réunion" TEAMS, soit sous la forme d’un "appel" TEAMS. Dans un cas comme dans l’autre, veillez, au moment venu, à vous tenir disponible avec l’application TEAMS active face à vous. Soyez disponible 15 minutes avant votre examen ! Ayez aussi sous la main votre carte d’identité et votre carte d’étudiant pour pouvoir les montrer à votre examinateur.
 

Conseils :

  • N’attendez pas le dernier moment pour utiliser votre environnement de travail destiné à l’examen : n’ajoutez pas le stress de la connectivité à celui de votre prestation !
  • Le jour de votre examen, veillez à vous trouver dans un environnement compatible avec votre entretien : vous devez être visible (pas de contre-jour ni d’ambiance sombre), le plus au calme possible, etc. Comme mentionné ci-dessus, soyez prêt.e à temps. Vous recevrez probablement d’autres recommandations de la part de vos professeurs en ce sens.
 

En cas de problème

Nous avons mis tout en œuvre pour vous informer au mieux, notamment grâce aux pages d’aides référencées dans la présente communication. Si malgré tout vous éprouvez des difficultés, consultez la page du support sur Office 365 et Teams.

Pour tout problème relatif à l’organisation des examens, entrez en contact avec votre professeur, sinon avec le secrétariat facultaire ou à l’adresse departement.enseignement@ulb.be.
 

Si malgré tout vous n’arrivez pas à utiliser TEAMS

Prévenez votre professeur pour convenir d’un moyen alternatif, s’il le juge acceptable.
Attention : l’utilisation d’un moyen alternatif peut entraîner une modification dans l’horaire de votre examen, car votre professeur ne pourra pas utiliser la procédure standard pour vous inviter.

Assistance téléphonique durant les examens

Besoin d’aide durant vos examens ?
Contactez l’assistance téléphonique au +32 2 585 53 52 de 08:00 à 20:00

(Pensez à vous munir de votre carte d’étudiant)

Durant la période d’examens, une ligne téléphonique d’assistance est ouverte aux étudiants qui éprouvent des difficultés à accéder à leur environnement d’examen (Teams pour les examens oraux, Université Virtuelle pour les examens écrits).

Cette ligne est disponible du lundi au samedi de 08:00 à 20:00 (21:00 selon planification des examens).

Tous les étudiants et les enseignants sont invités à tester leur connexion à ces environnements avant le début de la session d’examens, avec le matériel qu’ils utiliseront durant la session. Au cas où vous n’auriez pas réalisé ces tests, la ligne d’assistance téléphonique ne pourra pas vous venir en aide avec l’efficacité attendue.

Vous trouverez sur le support toutes les instructions pratiques relatives à ces connexions.

Si juste avant votre examen ou en cours d’examen, vous n’arrivez pas à utiliser votre environnement d’examen, appelez le +32 2 585 53 52

Les informations suivantes vous seront demandées:

  • nom, prénom, netID, matricule, qualité/relation avec l’ULB (étudiants, enseignant, autre)
  • mnémonique du cours en question, intitulé, nom de l’enseignant du cours
  • Le numéro de téléphone auquel nous pourrons vous rappeler au besoin

D’autres renseignements vous seront aussi demandés selon le problème que vous rencontrerez.

Pour vous assister de la manière la plus efficace possible, il est possible que l’opérateur que vous aurez en ligne demande votre consentement pour prendre le contrôle de votre machine à distance. Si vous y consentez, vous devrez lancer l’exécution d’une application selon les instructions de l’opérateur.

Si malgré les efforts déployés vous êtes dans l’impossibilité de présenter votre examen, l’assistance téléphonique constatera cette impossibilité et transmettra ce constat aux autorités académiques, qui prendra les dispositions nécessaires et vous tiendra informé.e.

Vous pouvez aussi à tout moment consulter l’état des services en ligne pour la présentation de vos examens sur cette page

Mis à jour le 15 mai 2020