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FAQ CORONAVIRUS (COVID-19)

Consultez le FAQ "Coronavirus" des mesures et consignes à suivre pour l'ULB

ENGLISH VERSION

Dans ce contexte de crise sanitaire, l'ULB suit les instructions du Conseil national de sécurité et invite tous les membres de la communauté universitaire à suivre ces consignes de manière scrupuleuse et responsable.L'enseignement à distance et le télétravail constituent donc, à ce jour, les règles de base du fonctionnement de notre Université et ce jusqu'à nouvel ordre.
 

► Contacts pour la communauté universitaire

       


 

Communication institutionnelle

La communication est exclusivement gérée via les canaux institutionnels de communication centraux : email institutionnel, site de l'ULB, réseaux sociaux ULB. Les membres du personnel et les étudiants sont priés de suivre la situation et son évolution en se connectant sur ces canaux de communication. Les facultés, départements et services de l’ULB sont invités à partager la communication de crise gérée centralement et à ne pas la reformuler de leur côté.
 

Joindre les services de l'ULB

Privilégiez les contacts par e-mail.
Besoin de consulter l'annuaire? Sur le site de l'ULB, utilisez l'outil de recherche, option annuaire pour trouver votre correspondant.
 

Étudiants : suspension des cours, enseignement à distance, stages, mobilité, bibliothèques...

  • Toutes les activités d'enseignement nécessitant une présence physique des étudiant.e.s sont suspendues jusqu'à nouvel ordre.
  • Les cours nécessitant une présence en auditoire sont remplacés par de l’enseignement à distance au moyen des outils virtuels (Université virtuelle, Podcasts, etc.) jusqu'à la fin du quadrimestre. Les étudiants trouveront l’ensemble des informations pratiques sur leur site personnel (MonULB);
  • Les activités pratiques d'enseignement (travaux pratiques, exercices, laboratoires...) sont annulées, lorsqu'elles ne sont pas organisables de manière digitale.
  • A l’exception de certains stages dans les cursus de formation en sciences de la santé, l’ensemble des stages sont temporairement suspendus.
  • Les voyages sont annulés, à l’étranger comme sur le territoire belge;
  • Les étudiants devant prochainement partir ou arriver dans le cadre d’une mobilité étudiante doivent annuler leur voyage;
  • Les étudiants de l’ULB actuellement en mobilité à l’étranger sont libres de poursuivre leur cursus sur place ou de revenir en Belgique;
  • Les étudiants en mobilité à l’ULB sont libres d’y poursuivre leur cursus ou de rentrer dans leur université d’origine;
  • Les activités de l’Université Inter-Âges (CEPULB) sont suspendues.
 

Étudiants en stages

A l’exception de certains stages dans les cursus de formation en sciences de la santé, l’ensemble des stages sont temporairement suspendus.
En ce qui concerne les stages des étudiants en médecine, kinésithérapie, osthéopathie, dentisterie, sciences de la santé publique qui se déroulent dans les hôpitaux, les maisons de repos et de soin, les officines de pharmacie ou au cabinet du médecin généraliste, les étudiant(e)s continuent à y assumer leur stage. Les institutions qui les accueillent doivent continuer à les encadrer et à leur fournir le matériel nécessaire à leur protection et au bon déroulement de leur stage. Si tel n’est pas le cas, l’institution décidera qu’elle ne peut pas les accueillir. Dans ces conditions, le stage sera suspendu et l’étudiant(e) devra en avertir le secrétariat facultaire. Si l’institution décide de maintenir les stages sans que le matériel adéquat ne soit fourni, les étudiant(e)s sont alors invité(e)s à prendre contact avec les autorités de leur faculté qui décideront de l’interruption du stage.
 

Examens

Nous travaillons à  étudier la meilleure manière de les organiser et reviendrons vers vous le plus rapidement possible à cet égard. Le but est de les maintenir sans déroger significativement au calendrier initial, mais en tenant compte de la particularité de cette fin d’année académique. 
 

Soutien psychologique aux étudiants

Le Service de Santé Mentale à l’ULB (SSM-ULB) reste actuellement ouvert et organise des permanences pour les situations de crise et le suivi de sespatients, sur ses 3 sites (Psycampus, La Plaine, le centre Guidance).  Le SSM-ULB privilégie les télé/vidéo consultations mais rencontrent les patients si la situation l’impose et qu’une rencontre semble pouvoir permettre une aide adéquate et suffisante.
Les étudiants peuvent contacter le SSM-ULB du lundi au vendredi entre 9h et 17h par téléphone ou par mail UNIQUEMENT :
  • À Psycampus :
02/650 20 25, psycampus@ssmulb.be
Av A Buyl 127, 1050 Ixelles
  • À la Plaine :
02/650 59 26,  laplaine@ssmulb.be
Campus de la Plaine, blvd du Triomphe, Accès n°2, bâtiment HB, 1050 - Bruxelles
  • Au centre de Guidance :
02/503 15 56, centredeguidance@ssmulb.be
Rue Haute, 293, 1000 – Bruxelles
 

Aide du Service Social Étudiants (SSE) de l'ULB

Le Service Social Étudiants peut être sollicité par tout étudiant de l'Université confronté à des problèmes financiers, familiaux, juridiques et/ou administratifs. Le SSE dispose d’informations précises et variées que l’étudiant pourra utiliser au mieux pour organiser sa vie pendant la durée de ses études. Il peut aussi accorder toute une série d’aides sociales.
Dans la situation actuelle, vous rencontrez peut-être des problèmes financiers exceptionnels. Si c’est le cas, n’hésitez pas à contacter le Service Social Étudiants par mail à l'adresse sse@ulb.be).
Plus d’infos sur le site de l'ULB  ou par e-mail: sse@ulb.be.
 

Vous êtes membre de l'Université Inter-Âge / Cepulb?

Par mesure de précaution et de protection et en accord avec la Présidente du CEPULB , il a été décidé de suspendre les activités de l’Université Inter-Âges de l’ULB jusqu’à nouvel ordre.

 

Enseignants, chercheurs, (post)doctorants

  • Les professeurs de l’ULB sont invités à suivre les consignes de la Vice-Rectrice à l’Enseignement afin d’adapter leur support de cours en conséquence, avec le soutien du Département Enseignement;
  • Les questions relatives aux activités d'enseignement peuvent être envoyées à CAP (cap@ulb.be) ou au Support UV (uv@ulb.be);
  • Les activités non essentielles (colloques, séminaires, conférences, …) doivent être reportées ou annulées;
  • Les voyages doivent être reportés ou annulés;
  • L’accueil de chercheurs et de doctorants étrangers doit être reporté ou annulé;
  • Les défenses publiques de thèse doivent être reportées ou organisées en comité restreint;

Activités de recherche

  • Dans la foulée des mesures de confinement prises par le gouvernement, Il faut, pour autant que ce soit possible, interrompre toute activité dans les laboratoires. Cependant, nous sommes conscients que certaines expériences ne peuvent être stoppées abruptement et que certaines installations requièrent une présence physique régulière.
  • Dans ce contexte, nous vous demandons de communiquer au dispatching par email ou au 02 650 26 14  les locaux qui devront rester accessibles que ce soit pour la maintenance d’installation ou pour la poursuite d’expériences qui ne peuvent être interrompues; le type d’intervention que les chercheurs et techniciens devront y faire; la date à laquelle cette accessibilité pourra être arrêtée, si une telle date existe. Ces informations seront essentielles pour permettre un maintien de la logistique (surveillance, chauffage, nettoyage) pendant la période de confinement.
  • De plus, nous vous demandons de ne pas entamer de nouvelles expériences. Les chercheurs qui anticiperaient des difficultés importantes pour finaliser les projets prévus par des conventions de recherche sont aussi priés de communiquer cette information à Angélique Greindl. Le département recherche centralisera ces informations et communiquera avec les différents bailleurs de fonds, éventuellement dans une démarche inter-universitaire, pour obtenir soit des délais additionnels systématiques soit des avenants adaptés aux situations individuelles.
 

 Membres du personnel : administrations facultaires et générales

La protection des membres du personnel demeure une priorité. L'Université restant ouverte, la continuité des services doit également être garantie. A circonstances exceptionnelles, mesures exceptionnelles. Nous en appelons donc et nous faisons confiance à votre sens de la collégialité et à votre professionnalisme.

  • Règles en matière de travail

Le texte de vendredi 13 mars qui stipulait "Le travail à domicile doit être privilégié et si possible renforcé" est modifié en ce sens que le travail à domicile devient la règle pour toutes celles et tous ceux dont l’activité n’impose pas une présence dans les locaux de l’Université. Dans ce contexte, il est important que chacun.e reste en liaison régulière avec ses supérieur.e.s hiérarchiques/responsables opérationnel.le.s pour mettre en place toutes les mesures utiles.
Pour les missions impérieuses imposant une présence physique, une permanence, dans le respect du social distancing, sera concertée avec le ou la SH/RO.

L'Université garantit que ses personnels percevront leur salaire normalement.

  • Vous ne disposez pas d'ordinateur portable?

Votre SH/RO conviendra avec vous des mesures les plus adaptées, et ce dans une optique de continuité des services.

  • Vous n'avez pas encore installé le VPN qui vous permet d'avoir accès aux applications et documents à distance?
    • Pour les PABU, le VPN est intégré à votre ordinateur portable;
    • Pour les "own device", vous pouvez installer un VPN en suivant la marche à suivre suivante: Connexion VPN.
  • Si la présence sur le lieu de travail est requise:
    • les SH/RO doivent privilégier la flexibilité des plages horaires et ce, afin d'éviter la surpopulation dans les transports publics;
    • pour ceux qui ne souhaitent pas emprunter les transports publics, l'accès aux parkings sera possible. Pour ceux qui ne disposent pas d'une vignette, l'accès aux parkings sera possible via l'interphone.
  • Réunions
Si quelques réunions urgentes et indispensables doivent être organisées en présentiel, elles doivent se tenir en petits groupes et en respectant les mesures de distanciation sociale. Toutes les autres réunions doivent être organisées de manière digitale.
  • Règles en matière d'absence et de mise à l'écart
- Personnes présentant des symptômes grippaux:
  • Prenez contact avec un médecin qui décidera ou pas de votre mise à l'écart;
  • Si vous êtes sur le lieu de travail lorsque ces symptômes se présentent, informez votre SH/RO, rentrez chez vous et prenez contact avec un médecin;
  • La mise à l'écart du lieu de travail peut être également prise à l'initiative de votre SH/RO;
  • Une flexibilité sur le délai de remise du certificat médical sera accordée;
  • Toute reprise du travail n'est possible qu'avec l'accord de votre médecin.

- Parents d'enfants dont la garde n'a pu être possible (via la garderie de l'école ou toute autre option que celle de personnes vulnérables):

  • Si vous avez la possibilité de travailler à domicile: travail à domicile (tâche habituelle ou autre activité en concertation avec le SH/RO);
  • Si vous êtes dans l'impossibilité de travailler à domicile (garde d'enfants en bas âge par exemple), une dispense de service, avec maintien de salaire, vous sera accordée. Pour la mise en œuvre pratique de cette dispense, veuillez prendre contact avec la direction de votre département ou de votre administration facultaire qui pourra ainsi veiller à la continuité du service. Nous faisons ici particulièrement appel à votre sens de la collégialité.
 

 Soutien psychologique pour les membres du personnel

Dans le contexte de crise sanitaire lié au COVID 19, l’ULB met une plateforme de support psychosocial à disposition de tous les membres du personnel. Celle-ci a pour objectif d’offrir un temps d’écoute et de soutien psychosocial. Les entretiens se feront par téléphone ou vidéo whatsapp avec l’un des membres de la plateforme dont vous trouvez la liste des intervenants ci-dessous:
  • les conseillers en prévention aspects psychosociaux : Sandra Billy, Estelle Van Ingelgem, Mathieu Dedobbeleer
  • les personnes de confiance : Isabelle Decot, Yvon Molinghen, Nicolas Van Der Linden
Les entretiens téléphoniques sont strictement confidentiels. Les informations générales sur les problématiques identifiées seront relayées, le cas échéant, aux Autorités pour soutenir le fonctionnement et la communication institutionnelle de l’Université.
Si vous en ressentez le besoin, vous pouvez adresser votre demande d’entretien téléphonique à l’adresse mail : aspects-psychosociaux@erasme.ulb.ac.be en mentionnant le numéro d’appel et les plages horaires auxquelles vous êtes joignable. Vous serez recontacté dans les meilleurs délais.
 

Service social du personnel

Les assistantes sociales du SSP restent disponibles, dans un premier temps par mail. Elles pourront vous recontacter par la suite par téléphone.
Le SSP continue à assurer le suivi des demandes notamment pour :
  • Accorder un soutien financier, social, administratif…Et plus particulièrement en cette période difficile, le SSP est attentif à répondre aux demandes urgentes, notamment liées aux difficultés rencontrées par le personnel dans le cadre du Covid-19
  • Recevoir et traiter les dossiers relatifs aux avantages statutaires :
    • Remboursement de soins de santé : en cette période de confinement, le SSP accepte exceptionnellement l’envoi des factures et des attestations de soins par mail : veronique.van.brusselen@ulb.be.  Le remboursement sera effectué dans la mesure des possibilités.
    • Intervention dans les frais de crèche (en dehors de l’ULB) : vous pouvez envoyer votre demande et transmettre les documents par mail à veronique.van.brusselen@ulb.be.
  • Vous aider dans les domaines suivants :
    • Santé : mutuelles, assurances, maternité́, handicaps physiques et mentaux, accidents du travail, maladies,
    • Familial : budget , logement, décès d’un membre de la famille,
    • Octroi d’un congé social si besoin
L’équipe du SSP reste disponible pour vous soutenir dans ces moments particuliers et difficiles, tant au niveau financier, qu’au niveau de toutes vos difficultés quotidiennes. Elle tient à garder le contact avec vous, n'hésitez donc pas à contacter les assistantes sociales : veronique.van.brusselen@ulb.be ou marie-therese.vandenbosch@ulb.be .
Vous trouverez plus d’infos sur le portail du personnel et dans la brochure sociale.
 

Accès aux bâtiments, restaurants, crèches

  • La crèche du Solbosch et les restaurants de l’Université sont fermés à partir du jeudi 19 mars. 
  • Par mesure de sécurité, les accès aux bâtiments se font via l’utilisation des badges personnels. Si nécessaire, le dispatching peut être appelé via les parlophones prévus à cet effet ou par téléphone (02 650 26 14)

Infos Bibliothèques

  • Les espaces d’étude et de travail des bibliothèques sont fermés et remplacés par trois salles informatiques (1 par campus) à l’attention exclusive des étudiants qui n’ont pas d’autres possibilités pour travailler dans de bonnes conditions. Ces salles seront accessibles via le badge de 9 h à 17 h, du lundi au vendredi.
    Il s’agit de :
    • Pour le Solbosch: la salle d’architecture UA6.226, accessible par carte
    • Pour Erasme: la salle InforMel E.1.2.314
    • Pour la Plaine: la salle PADI-SCIENCES NO3.07A
 

Événements institutionnels et activités culturelles et étudiantes

  • Les activités étudiantes sur les campus sont annulées ou reportées. Il est demandé aux organisations étudiantes d’appliquer la même consigne pour leurs activités prévues en dehors des campus;
  • Les activités culturelles, sportives et festives sont annulées ou reportées;
  • Les événements institutionnels et facultaires (Journées portes ouvertes, Printemps des Sciences, etc.) sont annulés ou reportés.
 

Infos crèches de l'ULB

La crèche du campus Solbosch est fermée jusqu'à nouvel ordre.
Les demandes d'inscription en ligne sont toujours possibles.
Dans les circonstances actuelles, la crèche du Solbosch est temporairement fermée.
N’hésitez pas à consulter le site de l’ONE.pour plus d’informations sur le coronavirus. Ce site donne régulièrement des idées et conseils pour les parents durant le confinement.

 

Mobilité IN

Si vous êtes étudiant, chercheur ou membre du corps académique ou scientifique en mobilité à l'ULB:

Vous êtes libre d'y poursuivre votre cursus/séjour ou de rentrer dans votre université d'origine.

L’ULB se range aux recommandations prises par le gouvernement belge pour les entrées sur son territoire.

Nous vous demandons de rester attentif à votre état de santé, particulièrement durant les 14 premiers jours de votre arrivée.
En cas d’apparition de symptômes, notamment respiratoires comme de la toux, des difficultés à respirer, des signes grippaux ou de fièvre, nous vous invitons à appeler un médecin (ne vous déplacez que si vous estimez une hospitalisation d’urgence indispensable) et à rester chez vous. Si nécessaire, vous pouvez joindre le service médical de l’ULB au 02 650 63 63.
Un certificat médical vous sera demandé à votre retour.
 

Mobilité OUT?


1. Si vous êtes étudiant :
  • Actuellement en séjour à l’étranger:
Si vous souhaitez rentrer et que vous n’êtes pas soumis sur place à une mesure de confinement ou de quarantaine, l’ULB s’engage à prendre en charge les frais de votre rapatriement.
Toutes les demandes liées à un remboursement de frais et à la bourse d’étude doivent être adressées à mobilite@ulb.be
Par ailleurs, l’ULB veillera autant que possible à ce que votre cursus académique ne soit pas impacté par la situation actuelle. Dans ce cas précis, nous vous invitons à prendre contact avec votre coordinateur académique.
  • Si un séjour à l'étranger était prévu: les voyages sont annulés, à l'étranger comme sur le territoire belge.

2. Si vous êtes membre du personnel de l’ULB et que vous avez une mission prévue:
Les voyages sont annulés, à l'étranger comme sur le territoire belge.
 

3. Vous êtes membre du personnel et rentrez d’une zone ou d’un pays considéré comme étant à risque

  • Nous vous demandons de rester attentif à votre état de santé, particulièrement durant les 14 premiers jours de votre arrivée.
  • En cas d’apparition de symptômes, notamment respiratoires comme de la toux, des difficultés à respirer, des signes grippaux ou de fièvre, nous vous invitons à appeler un médecin (ne vous déplacez que si vous estimez une hospitalisation d’urgence indispensable) et à rester chez vous. En cas d’apparition de symptômes ou de fièvre, vous pouvez appeler le service médical de l’ULB au 02 650 63 63 pour tout conseil utile. Un certificat médical vous sera demandé à votre retour.
 

4. Vous êtes membre du personnel et attendez l’arrivée d’un collègue étranger en provenance d’une zone ou un pays considéré comme étant à risque?

L’accueil de collègues, chercheurs et de doctorants étrangers doit être reporté ou annulé.
 

5. Vous êtes à l'étranger? 

  • Les postes diplomatiques et consulaires restent les points de contact privilégiés pour tout ressortissant belge se trouvant à l'étranger.  
  • Le SPF affaires étrangères a rappelé la nécessité pour tous les ressortissants belges de s'inscrire sur https://travellersonline.diplomatie.be. En effet, la communication des postes se feront directement vers les ressortissants inscrits, par SMS, mail, etc. 
  • Les étudiants, chercheurs et membres des personnels, qui n'ont pas la nationalité belge, sont invités à prendre contact avec l'ambassade ou consulat de leur pays d'origine, en priorité.
 

  6. Extension du permis de séjour pour force majeure

L’Office des étrangers rappelle qu’un ressortissant de pays tiers empêché de quitter la Belgique pour des raisons de forces majeures (quarantaine, annulation d’un vol, fermeture d’une frontière etc) peut demander l’autorisation de prolonger son séjour. La procédure à appliquer se trouve sur le site officiel de l'Office des étrangers

 

Santé

Service médical de l'ULB

Un médecin généraliste est joignable du lundi au vendredi de 9h à 16h au 02 650 29 29 ou au 02 650 63 63 (réponses aux questions d’ordre médical, envoi par mail de documents importants, etc.).
Les autres activités du service sont temporairement suspendues.
En dehors des heures d’appel, deux numéros utiles :
Garde bruxelloise : 02 201 22 22
SPF Santé : 0800 14 689

 

Que faire en cas de suspicion de maladie (étudiant, membre du personnel, ou un proche)?

Contactez votre médecin par téléphone et prévenez au plus tôt l'Université de la situation en envoyant un email au Docteur Alain Levêque, coordinateur des actions coronavirus de l'ULB, en indiquant votre nom, prénom, date de naissance et/ou matricule ULB. Expliquez succinctement  la situation pour laquelle le contact est pris et donnez votre numéro de téléphone. Alain Levêque prendra contact avec vous.
 

Que faire si un membre de la communauté universitaire se révèle être un cas confirmé de covid-19?


Si un membre du personnel, un étudiant ou un visiteur international est diagnostiqué comme un cas confirmé de covid-19, l’ULB suivra la procédure suivante:
  • Si un cas est diagnostiqué, l’information doit parvenir immédiatement au Dr Alain Levêque, vice-recteur et coordinateur des actions coronavirus de l'ULB.
  • Dès réception de l’information, une procédure sera immédiatement mise en place en étroite collaboration avec les autorités qui prendront les mesures nécessaires.
 
Mis à jour le 27 mars 2020