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FAQ COVID-19 Enseignants: activités d'enseignement et modalités pratiques des examens

Vous trouverez ici toutes les informations concernant l'organisation des activités d'enseignement et les modalités pratiques d'organisation des examens.

Activités d'enseignement

  • Les professeurs de l’ULB sont invités à suivre les consignes de la vice-rectrice à l’Enseignement afin d’adapter leur support de cours en conséquence, avec le soutien du Département Enseignement;
  • Toute la documentation du Centre d'appui pédagogique (CAP) est disponible sur le Portail du personnel.
 

Principes relatifs à l’organisation du premier quadrimestre 2020-21


Les contraintes sanitaires (distanciation physique, port du masque, désinfection, etc.) applicables aux activités en présentiel de l’enseignement supérieur ont été définies dans le "protocole pour la reprise des cours dans l’enseignement supérieur" édicté par le cabinet de la ministre de l’Enseignement supérieur, Valérie Glatigny.

Ce protocole indique que le niveau jaune sera d’application pour l’année académique 2020-21 jusqu’à nouvel ordre.
Ceci pourrait naturellement évoluer très rapidement, positivement comme négativement, tant avant la rentrée que durant le quadrimestre. Nous devons donc être prêts à répondre à ces évolutions.


À l'ULB, la proposition faite au Conseil académique est d’organiser la rentrée avec une diminution du volume d’occupation des locaux de 50% pour les activités d’enseignement, en laissant chaque faculté s’organiser et en gardant à l’esprit les limitations de locaux disponibles. Cela permettra de s’adapter aux variations qui se feront en cours d’année. Il est proposé que les TP, séminaires, ateliers de projet et laboratoires soient privilégiés. Lorsqu’un masque est requis dans les laboratoires, nous insistons pour qu’il soit en coton (sécurité dans les laboratoires). Il est donc essentiel de combiner une réflexion individuelle et une approche collégiale.

Une semaine sera consacrée à l’accueil des BA1 (qui auront un accès prioritaire sur les campus par la suite).

La probabilité élevée que des groupes d’étudiants soient mis en quatorzaine à un moment ou un autre implique que chaque enseignant doit prévoir comment ces étudiants pourront continuer à avoir accès à leur enseignement, par l’UV, des podcasts ou de l’enseignement présentiel et distanciel simultané. Une procédure est en cours d’élaboration en ce qui concerne la gestion des cas d’infection détectés dans la communauté universitaire.

Lire la note du CoA du 29 juin 2020
Lire le mail de clarification à propos de l'organisation du Q1
 

Modalités d'organisation des examens écrits et oraux

Les deux outils institutionnels qui sont utilisés pour la session sont Teams, pour les oraux (que beaucoup connaissent déjà) et une copie augmentée de l’Université virtuelle spécialement dédiée aux examens ("UV bis"), pour les écrits. Séparer l’UV habituelle qui continue à héberger vos cours et l’"UV bis" qui n’héberge que les examens nous permet d’améliorer considérablement la fiabilité du système.

Teams est également utilisé pour vous assurer un support en direct pendant la session.

Nous vous invitons à tester vos accès à Teams et/ou à  l’"UV bis" avant le début des examens.
 

Examens écrits: la plate-forme : l’ "UV bis"

L’UV étant déjà très sollicitée pour le suivi des cours, nous avons organisé les examens écrits sur une "copie" de l’UV, susceptible d’accueillir une charge encore plus importante. Vous retrouverez sur cette "UV bis" un espace (vide) correspondant à chacun de vos enseignements, où vous pourrez créer les épreuves (tests ou devoirs) ou les importer depuis l’UV.
L’UV que vous connaissez subsiste telle quelle en parallèle avec tous vos contenus de cours; nous vous demandons évidemment de ne PAS utiliser l’UV habituelle pour les épreuves, l’UV pourrait ne pas tenir la charge.

La nouvelle plateforme dédiée aux examens est disponible à l’adresse ulb-exams.be avec vos identifiants (netID ULB et mot de passe) habituels.
L’interface reste celle dont vous avez l’habitude.

Nous vous demandons de vous assurer:
  • que vous arrivez à vous connecter à l’"UV bis" (à l’exception de son adresse, la procédure est la même que pour l’UV ; une aide est accessible au besoin à partir de la page d’accueil);
  • que vous avez accès aux différents espaces de cours dont vous avez besoin;
  • de nous signaler tout problème à l’adresse cap@ulb.be.
Nous attirons également votre attention sur la nécessité de bien cacher vos épreuves pendant que vous y travaillez, car les étudiant·e·s ont déjà accès à la plate-forme eux aussi. En revanche, ne cachez pas le cours lui-même afin que vos étudiant·e·s puissent vérifier qu’ils/elles y ont bien accès.
 

Examens oraux : Teams

Teams est l'outil institutionnel de vidéoconférence supporté pour les examens oraux à distance. Point important, il sera également utilisé pour le support, nous vous invitons donc à l’installer et à la tester même si vous n’avez pas d’examens oraux.

Comme pour l’"UV bis", nous vous conseillons:
  • de tester votre accès à Office 365 (la suite dont fait partie Teams) et à Teams;
  • de vérifier que vous avez accès aux différents espaces de cours ("équipes" dans Teams) dont vous avez besoin.
 

Que se passera-t-il en cas de problème technique ?

Vous êtes nombreux à vous inquiéter de ce qui pourrait se passer en cas d’incident technique. La plate-forme d’examens "UV bis" a précisément été prévue pour résister à des connexions massives sur de courtes périodes et minimiser les risques. Toutefois, si vous deviez rencontrer des difficultés:
1. Si un problème majeur survenait, que la responsabilité en incombe à l’ULB ou à un autre opérateur (défaillance du serveur ou panne internet généralisée), il reviendra au titulaire de prendre des dispositions adéquate (tenir compte uniquement des questions déjà finalisées et qui sont automatiquement enregistrées, reprogrammer l’examen, etc.), en concertation le cas échéant avec le Président du jury d’année;

2. Si un·e étudiant·e rencontre un problème ponctuel, la première chose qui lui est conseillée est de ne pas paniquer: chaque fois que l’on passe d’une page à une autre dans un test, les réponses sont enregistrées; il est possible de se reconnecter et de reprendre le test où on en était;

3. En cas de problème persistant, un call center sera à la disposition des étudiant·e·s, où il leur sera demandé de s’identifier, de préciser le cours concerné et la nature du problème. Tous les appels seront documentés. Si le problème ne peut être résolu, l’enseignant·e en sera informé·e et prendra une décision au cas par cas, sur base de la déclaration de l’étudiant·e au call center et des traces informatiques de connexion. Il va de soi que nous sommes tous conscient.e.s de la particularité de cette session et que ce caractère particulier doit induire une bienveillance, en ce compris en cas d’incident de bonne foi.

Remarque importante: pour qu’un problème technique de l’étudiant·e soit pris en considération comme une excuse potentiellement valide, il faudra impérativement que :
  • L’étudiant·e, avant la session, ait testé avec succès sa connexion sur l’"UV bis" en cas d’examen écrit et sa connexion sur Teams pour les examens oraux, la trace informatique de sa connexion sur les serveurs de l’ULB faisant foi (un mail a été adressé aux étudiant·e·s en ce sens);
  • L’étudiant·e se soit signalé·e, en cours d’examen, auprès du call-center (cf. ci-dessus, point 3).

Où trouver de l’aide?

  • Pour les urgences, un espace spécifique dans Teams, "Examens - support enseignants" sera disponible, avec un canal dédié aux examens oraux et un canal dédié aux examens écrits. Vous serez automatiquement inscrits à ces espaces et vous pourrez les utiliser pour contacter CAP rapidement. Il ne sera pas possible de recourir au téléphone. Nous vous demandons également de ne pas contacter les conseillers pédagogiques via leur mail ou leur téléphone personnel car la session comptera pas moins de 1800 examens, 6 jours par semaine et de 8h à 20-21h: le support sera donc assuré grâce à des permanences et des rotations, rien n’assure que la personne spécifique que vous contactez sera de garde.
  • Les étudiant·e·s auront un point d’entrée unique : le call center (qui relayera les problèmes à CAP si nécessaire). Le n° du call center sera communiqué en début de session et sera visible en différents endroits (page d’accueil de la plate-forme, etc.).


Ressources utiles

Sur la page support de l’UV, CAP met également à votre disposition une série de documents utiles comme :
  • une FAQ sur l’organisation de la session à venir;
  • un tutoriel Examen oral avec Teams;
  • des tutoriels sur les outils Test et Devoir;
  • un tutoriel sur l’importation de contenus entre l’UV et l’UV bis;
  • un tutoriel Cacher/afficher/restreindre l'accès à une activité ou une ressource;
En matière d’éthique, une charte rappelant les règles à respecter a également été communiquée aux étudiant·e·s.
Mis à jour le 27 juillet 2020