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FAQ COVID-19 Enseignants: activités d'enseignement et modalités pratiques des examens

Vous trouverez ici toutes les informations concernant l'organisation des activités d'enseignement et les modalités pratiques d'organisation des examens.

Modalités d'organisation des examens écrits et oraux

Les deux outils institutionnels qui seront utilisés pour la session sont Teams, pour les oraux (que beaucoup connaissent déjà), et une copie augmentée de l’Université Virtuelle spécialement dédiée aux examens ("UV bis"), pour les écrits. Séparer l’UV habituelle qui continue à héberger vos cours et l’"UV bis" qui n’hébergera que les examens nous permet d’améliorer considérablement la fiabilité du système.

Teams sera également utilisé pour vous assurer un support en direct pendant la session.

Nous vous invitons à tester vos accès à Teams et/ou à  l’"UV bis" avant le 11 mai 2020 afin d’être prêts pour le début des examens.
 

Examens écrits : la plate-forme : l’ "UV bis"

L’UV étant déjà très sollicitée pour le suivi des cours, nous avons organisé les examens écrits sur une "copie" de l’UV, susceptible d’accueillir une charge encore plus importante. Vous retrouverez sur cette "UV bis" un espace (vide) correspondant à chacun de vos enseignements, où vous pourrez créer les épreuves (tests ou devoirs) ou les importer depuis l’UV.
L’UV que vous connaissez subsiste telle quelle en parallèle avec tous vos contenus de cours ; nous vous demandons évidemment de ne PAS utiliser l’UV habituelle pour les épreuves, l’UV pourrait ne pas tenir la charge.

La nouvelle plateforme dédiée aux examens est disponible à l’adresse ulb-exams.be avec vos identifiants (netID ULB et mot de passe) habituels.
L’interface reste celle dont vous avez l’habitude.

Nous vous demandons de vous assurer d’ici le dimanche 10 mai à minuit :
  • que vous arrivez à vous connecter à l’"UV bis" (à l’exception de son adresse, la procédure est la même que pour l’UV ; une aide est accessible au besoin à partir de la page d’accueil);
  • que vous avez accès aux différents espaces de cours dont vous avez besoin ;
  • de nous signaler tout problème à l’adresse cap@ulb.be.
Nous attirons également votre attention sur la nécessité de bien cacher vos épreuves pendant que vous y travaillez, car les étudiant·e·s ont déjà accès à la plate-forme eux aussi. En revanche, ne cachez pas le cours lui-même afin que vos étudiant·e·s puissent vérifier qu’ils/elles y ont bien accès.
 

Examens oraux : Teams

Teams est l'outil institutionnel de vidéoconférence supporté pour les examens oraux à distance. Point important, il sera également utilisé pour le support, nous vous invitons donc à l’installer et à la tester même si vous n’avez pas d’examens oraux.

Comme pour l’"UV bis", nous vous conseillons d’ici le 10 mai à minuit :
  • de tester votre accès à Office 365 (la suite dont fait partie Teams) et à Teams ;
  • de vérifier que vous avez accès aux différents espaces de cours (« équipes » dans Teams) dont vous avez besoin.
 

Que se passera-t-il en cas de problème technique ?

Vous êtes nombreux à vous inquiéter de ce qui pourrait se passer en cas d’incident technique. La plate-forme d’examens « UV bis » a précisément été prévue pour résister à des connexions massives sur de courtes périodes et minimiser les risques. Toutefois, si vous deviez rencontrer des difficultés :
1. Si un problème majeur survenait, que la responsabilité en incombe à l’ULB ou à un autre opérateur (défaillance du serveur ou panne internet généralisée), il reviendra au titulaire de prendre des dispositions adéquate (tenir compte uniquement des questions déjà finalisées et qui sont automatiquement enregistrées, reprogrammer l’examen, etc.), en concertation le cas échéant avec le Président du jury d’année;

2. Si un·e étudiant·e rencontre un problème ponctuel, la première chose qui lui est conseillée est de ne pas paniquer : chaque fois que l’on passe d’une page à une autre dans un test, les réponses sont enregistrées ; il est possible de se reconnecter et de reprendre le test où on en était ;

3. En cas de problème persistant, un call center sera à la disposition des étudiant·e·s, où il leur sera demandé de s’identifier, de préciser le cours concerné et la nature du problème. Tous les appels seront documentés. Si le problème ne peut être résolu, l’enseignant·e en sera informé·e et prendra une décision au cas par cas, sur base de la déclaration de l’étudiant·e au call center et des traces informatiques de connexion. Il va de soi que nous sommes tous conscient.e.s de la particularité de cette session et que ce caractère particulier doit induire une bienveillance, en ce compris en cas d’incident de bonne foi.

Remarque importante : pour qu’un problème technique de l’étudiant·e soit pris en considération comme une excuse potentiellement valide, il faudra impérativement que :
  • L’étudiant·e, avant la session, ait testé avec succès sa connexion sur l’ « UV bis » en cas d’examen écrit et sa connexion sur Teams pour les examens oraux, la trace informatique de sa connexion sur les serveurs de l’ULB faisant foi (un mail a été adressé aux étudiant·e·s en ce sens) ;
  • L’étudiant·e se soit signalé·e, en cours d’examen, auprès du call-center (cf. ci-dessus, point 3).

Où trouver de l’aide?

  • Jusqu’au 11 mai, vous pouvez utiliser vos canaux et relais habituels : conseillers et conseillères pédagogiques facultaires, CAP (via cap@ulb.be), équipe Teams "Entraide enseignants", etc.
  • À partir du 11 mai, les canaux habituels ne seront plus à utiliser que pour les demandes non urgentes. Pour les urgences, un espace spécifique dans Teams, “Examens - support enseignants” sera disponible, avec un canal dédié aux examens oraux et un canal dédié aux examens écrits. Vous serez automatiquement inscrits à ces espaces et vous pourrez les utiliser pour contacter CAP rapidement. Étant donné le confinement, il ne sera pas possible de recourir au téléphone. Nous vous demandons également de ne pas contacter les conseillers pédagogiques via leur mail ou leur téléphone personnel car la session comptera pas moins de 1800 examens, 6 jours par semaine et de 8h à 20-21h : le support sera donc assuré grâce à des permanences et des rotations, rien n’assure que la personne spécifique que vous contactez sera de garde.
  • Les étudiant·e·s auront un point d’entrée unique : le call center (qui relayera les problèmes à CAP si nécessaire). Le n° du call center sera communiqué en début de session et sera visible en différents endroits (page d’accueil de la plate-forme, etc.).


Ressources utiles

Sur la page support de l’UV, CAP met également à votre disposition une série de documents utiles comme :
  • une FAQ sur l’organisation de la session à venir;
  • un tutoriel Examen oral avec Teams ;
  • des tutoriels sur les outils Test et Devoir ;
  • un tutoriel sur l’importation de contenus entre l’UV et l’UV bis ;
  • un tutoriel Cacher/afficher/restreindre l'accès à une activité ou une ressource ;
En matière d’éthique, une charte rappelant les règles à respecter a également été communiquée aux étudiant·e·s.
 

Activités d'enseignement

  • Les professeurs de l’ULB sont invités à suivre les consignes de la Vice-Rectrice à l’Enseignement afin d’adapter leur support de cours en conséquence, avec le soutien du Département Enseignement;
  • Toute la documentation du Centre d'appui pédagogique (CAP) est disponible sur le Portail du personnel;
  • Les activités non essentielles (colloques, séminaires, conférences…) doivent être reportées ou annulées;

1. Cours théoriques

Tous les enseignements seront dispensés à distance jusqu’au mois de juin, c’est-à-dire jusqu’à la fin du 2eme quadrimestre. Il faut s’y adapter et éventuellement alléger la matière, tenir compte du moindre accès aux aides à la réussite que sont par exemple les laboratoires et illustrations non transposables à distance.

Quelle que soit la forme de l’activité d’apprentissage, le corps enseignant doit maintenir le contact avec les étudiants. Les heures de cours, tels que prévues à l’horaire, seront le moment de contact privilégié avec les étudiants. D’autres moments peuvent être organisés, en prenant la précaution de ne pas perturber l’heure de cours d’un de vos collègues.

Sans que les éventuels autres supports qui ont été utilisés par les enseignants ne doivent être abandonnés, il est recommandé que les cours se donnent en synchrone via Teams en privilégiant l’enregistrement simultané via Stream. Il peuvent être donnés en asynchrone via l’UV, mais dans ce cas accompagné d’une présence pour questions et réponses sur un des forums virtuels mis à votre disposition. Il est essentiel de contacter ses étudiants et de les tenir informés. Toutes les questions relatives aux activités d’enseignement peuvent être envoyées à CAP (uv@ulb.be).

Il est fortement conseillé d’organiser une concertation des enseignants pour éviter une surcharge de travail pour les étudiants, pour pallier aux problèmes rencontrés par certains collègues ou pour décider collégialement d’une diminution possible des contenus des cours.

Les activités d’enseignement doivent pouvoir être à jour pour la fin des vacances de Printemps. Aucune flexibilité ne sera admise concernant la fin des cours de Q2 soit le 8 mai (ou le 15 mai pour la Faculté des Sciences et l’EPB en synchrone avec la VUB).

 

2. Travaux pratiques et projets d’architecture

Les travaux pratiques peuvent être séparés en deux catégories:
  1. Les TPs illustrant des cours
  2. Les TPs de pratique professionnelle
Les alternatives possibles sont les suivantes:
  • Les remplacer par d’autres activités d’apprentissage
  • Réduire les TPs de type 1
  • Annuler les TPs de type 1
  • Les donner virtuellement avec des forums de questions/réponses
  • Des données sont fournies aux étudiants pour leur permettre de travailler directement sur les résultats
  • Du matériel peut être envoyé par la poste pour réaliser les TP à distance
  • Une modification des UEs de deux années successives est possible. Par exemple, MA1 une UE avec 2 AA (cours théorique et TP) et idem en MA2, il serait possible de donner toute la théorie cette année et tous les TP l’année prochaine (pour les étudiants qui ne sont pas en fin de cycle)
L’objectif est de modifier le moins possible les PAEs. Toutefois, si le PAE de certains étudiants devrait être modifié, il est important d’en informer la doyenne, le doyen ou la présidente de manière à pouvoir demander une dérogation au délégué du gouvernant dans l’attente d’une mesure plus générale de la ministre.

Si pour certains TPs principalement de type 2, aucune de ces solutions n’est possible, les doyens doivent en être informé. Nous menons des réunions spéciales entre les doyen.ne.s etles autorités pour solutionner au fur et à mesure ces problèmes.

 

3. Mémoires et TFEs

Les mémoires (TFEs) doivent être maintenus. C’est très important pour la validité des diplômes, étant des éléments indispensables à la certification de nos masters. Toutefois, des adaptations du contenu sont possibles et souhaitables. Ces adaptations sont:
  • Modifier l’objectif du mémoire pour que le travail pratique/de terrain ne soit plus nécessaire 
  • Privilégier un travail plus théorique sur les protocoles, les bibliographies
  • Privilégier une analyse théorique des possibilités des différentes approches expérimentales
  • Adapter la manière d’évaluer les mémoires (mettre une note en expliquant le contexte en préambule)
D’un point de vue des adaptations possibles du calendrier, Il faut privilégier la remise de mémoire en juin pour éviter une surcharge pour la seconde session même si le travail sera moins accompli.

Toutefois, il est possible de :
  • Retarder (d’une ou deux semaines) la remise des mémoires
  • Proposer une session ouverte en première session
  • Remettre le mémoire en deuxième session
De manière tout à fait exceptionnelle, en dernier ressort :
  • Prévoir un accès réduit aux labos par petits groupes en juin voire juillet si les mesures de confinement sont levées ou assouplies

4. Stages

La circulaire du gouvernement du 18 mars 2020 précise les adaptations liées aux stages. Dans ce cadre, les alternatives sont :
  • Le stage est maintenu par l’institution d’accueil et son contenu peut être adapté si nécessaire ;
  • Le stage est maintenu par l’institution d’accueil et réalisé à distance (télétravail) ;
  • Le stage est annulé par l’institution d’accueil.
Si le stage est annulé, les solutions suivantes sont proposées:
  • Privilégier d’autres activités d’apprentissage 
  • Valoriser les actions des étudiants dans le cadre de la lutte contre le COVID-19, avec deux limitations :
    • La valorisation a lieu, a posteriori, pour ne pas faire de l’engagement une obligation, d’autant plus que les étudiants y étaient initialement réticents ;
    • Tous les étudiants d’une même cohorte doivent être sur un pied d’égalité.
  • Pour les étudiants des filières didactiques et de l’AESS une réflexion des didacticiens est en cours. Un forum de discussion sera mis en place
  • Alléger le contenu de stage
Des décisions au cas par cas sont possibles, mais il est essentiel de maintenir une équité entre les étudiants d’un même cursus et éviter de diminuer les PAE des étudiants.
De manière générale, la consigne est de faire preuve d’indulgence et de souplesse dans les dates de remise d’éventuels travaux.




Mis à jour le 15 mai 2020