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FAQ COVID-19: membres du personnel - reprise partielle et en alternance des activités sur site

Aujourd'hui, ainsi que le précise le Conseil national de sécurité, si le télétravail reste recommandé, il n'est plus la norme par défaut. Aussi, à partir du 29 juin prochain, les activités pourront reprendre sur site, en suivant des modalités destinées à préserver notre sécurité à toutes et à tous.

1. Règles en matière de travail, en vigueur jusqu’au 13 septembre prochain

Compte tenu de l’évolution favorable de la situation et du retour progressif à une vie normale, l’ULB a décidé de réévaluer les dispositions relatives au télétravail et aux réunions en présentiel. L’objectif étant de profiter des congés de l’été et des moindres flux de personnes au travail et dans les transports en commun, pour proposer une période transitoire.

Ces nouvelles mesures s’adressent aux personnels qui, à ce jour, faisaient exclusivement du télétravail. Les collègues dont la présence sur site a déjà été autorisée lors de la première phase de déconfinement, poursuivent leur travail conformément aux consignes qui leur ont été adressées le 30 avril dernier.

Aujourd'hui, ainsi que le précise le Conseil national de sécurité, si le télétravail reste recommandé, il n'est plus la norme par défaut. Aussi, à partir du 29 juin prochain, les activités pourront reprendre sur site, en suivant des modalités destinées à préserver notre sécurité à toutes et à tous.

Dès lors, chacun.e sera invité.e à reprendre l’activité en présentiel, entre un et trois jours par semaine, sous réserve des possibilités organisationnelles. Cette limitation est nécessaire afin de limiter les flux de circulation de personnes dans le respect des règles sanitaires actuelles.
Les autres jours, le télétravail reste d’application.

S’agissant plus spécifiquement du PATGS, cette reprise partielle en alternance s’opérera en deux phases vu l’organisation qu’elle réclame. Afin de pouvoir y procéder avec toute la flexibilité encore nécessaire, notamment en termes d’horaire et d’organisation des bureaux, les SH-RO seront présents sur site dès le 29 juin. Cela permettra, comme cela a été déjà mis en place pour les laboratoires de recherche début mai, de préparer le retour de ce personnel et de l’accueillir dans le respect des règles sanitaires actuelles, à partir du 6 juillet.

Le protocole ci-dessous décrit les consignes liées au retour partiel sur site, de tous les corps, dans le respect des consignes sanitaires.
Au-delà des consignes expliquées, l’ULB fait également appel au sens des responsabilités de chacun.e en rappelant que la sécurité et le respect des règles d’hygiène élémentaire restent l’affaire de toutes et de tous.

En cas de difficulté d’ordre familial ou organisationnel liée à cette reprise du travail, l’Université vous invite à prendre contact avec votre direction facultaire ou administrative, tout en privilégiant le congé parental coronavirus ou la prise de congés pendant cette période d’été.
 

2. Protocole à respecter pour la reprise des activités sur site

Distanciation physique dans les communs (hall, couloir, ascenseur, etc.)

Le respect d’une distance de sécurité de 1,50m avec vos collègues reste la mesure de prévention prioritaire.
Bien que l’utilisation des escaliers soient toujours préférables, cette distance doit également être respectée si on prend les ascenseurs: à emprunter seul si possible; sinon à deux, dos à dos.
Cette distanciation physique doit être respectée non seulement entre les personnes présentes sur le site mais également entre ces dernières et toute personne appelée à intervenir sur site pour des réparations, entretiens, ou nettoyages.
 

Hygiène des mains

Nous vous demandons de vous laver les mains, dès votre arrivée, et de réitérer plusieurs fois par jour.
Le lavage des mains est à privilégier car moins agressif pour la peau que le gel. Le séchage des mains est conseillé avec du papier.
L’ULB mettra à disposition du gel hydroalcoolique, soit via des distributeurs mécaniques aux entrées des bâtiments (capacité 5L), soit via des bidons de 70cl aux différents étages où les infrastructures ne permettent pas de se laver le mains à l’eau et au savon.

Regardez le tutoriel sur le lavage des mains
 

Masque

  • Le port du masque est recommandé sur le campus et dans les bâtiments, principalement lors des déplacements.
  • Particulièrement dans les espaces de circulation intérieures, le port du masque est fortement recommandé lorsque la distanciation physique d’un mètre cinquante ne peut pas être respectée.
  • L’ULB mettra à disposition de son personnel deux masques par personne qui seront centralisés au niveau des départements et facultés.

Regarder le tutoriel sur le port du masque
 

Aération et ventilation des locaux

Nous vous demandons d’aérer autant que possible vos espaces de travail. Ne pas utiliser des ventilateurs individuels susceptibles de propager le virus.
 

Aménagement des locaux où sont disposés plusieurs postes de travail:

Les locaux seront, si nécessaire, réorganisés afin de respecter la règle de distanciation de 1,5m entre les postes de travail. Si cela s’avérait impossible, les postes de travail seront "isolés" à l’aide d’un plexiglass ou orientés afin que les collaborateurs soient dos à dos ou, pour le moins, évitent le face à face. Et, autant que possible, ces locaux seront utilisés à tour de rôle. Il est également autorisé d’utiliser un autre bureau que le vôtre à la condition que celui-ci ne soit occupé par personne dans la même journée et que vous assuriez, personnellement, le nettoyage des surfaces et équipements avec le matériel prévu à cet effet.
  • Si aucune mesure n’est possible, le port du masque est obligatoire.
  • Quand: dès le 29 juin pour le personnel académique et scientifique. Entre le 29 juin et le 6 juillet pour les SH-RO du PATGS.
  • Qui: réalisation sous responsabilité des SH-RO ou assimilés (Aca&Sci).

Horaires

Les SH-RO privilégieront la flexibilité des plages horaires et ce, notamment, afin d'éviter la surpopulation dans les transports publics.
 

Réunions

Compte tenu des règles d'alternance et de distanciation physique en vigueur, les réunions impliquant un grand nombre de personnes restent principalement organisées en visioconférence.
Pour les réunions organisées sur site, les salles de réunion seront utilisées en respectant les principes de distanciation décrits ci-dessus. Au besoin, la taille de la salle choisie sera adaptée ou une partie des participants sera invitée à la suivre de manière digitale.
 

Nettoyage et désinfection des locaux et mobiliers de travail.

  • Les sols:
    • concernant, les bureaux, salles de réunion, couloirs, halls et autres locaux communs, le nettoyage des sols est renforcé et aura lieu hebdomadairement.
  • Les surfaces dégagées de travail, poignées de porte, interrupteurs, poubelles, etc.:
    • concernant les bureaux, salles de réunion et locaux communs, les surfaces dégagées de travail, poignées de porte, interrupteurs, poubelles,etc. sont nettoyés et désinfectés une fois par jour.
      • Points d’attention: cela ne concerne pas le petit matériel, les fardes qui se trouvent sur les surfaces de travail, ainsi que tout autre matériel à l’intérieur des armoires.
      • Mesure complémentaire:
        Du matériel désinfectant (de type bombes vaporisantes et lingettes) sera mis à disposition du personnel, à chaque étage, pour tout usage pertinent. Ce matériel sera fourni en même temps que les masques et le gel dans le courant de la semaine du 29 juin. Il pourra ensuite être commandé aux magasins généraux.
 

Parkings

Pour les membres du personnel qui sont amenés à se rendre sur nos campus, nous rappelons ci-après quelques règles d'usage en matière d'accès.
  • Tout qui fréquente les campus et qui est en possession d'une carte d'appartenance doit la porter sur lui et l’utiliser pour accéder aux bâtiments et aux parkings. Merci beaucoup d'éviter les oublis afin de soulager le travail du dispatching au niveau des bornes d'accès.
  • Pendant cette étape supplémentaire de déconfinement et de retour progressif à une vie normale: la règle de limitation d'accès aux parkings qui est habituellement en vigueur pour les membres du personnel navetteurs qui bénéficient du remboursement des frais de transport en commun, n'est pas d'application.
Si vous ne possédez pas encore de carte d'appartenance: vous pouvez en faire la demande par mail auprès de Marie-Anne.Descheemaeker au Département des ressources humaines. Le badge vous sera fourni aussi vite que possible. Pour des raisons techniques, le rythme de production est ralenti à l'heure actuelle, mais des badges temporaires sans photo pourront être procurés en collaboration avec le Service protection et sécurité (Département des infrastructures).
Retrouvez toutes les informations utiles sur ces matières sur le portail du personnel.
 

Repas

Les repas et boissons se prennent dans la mesure du possible dans son bureau (espace hors cuisine) ou à l'extérieur. Le partage de tasse, verre, assiette ou couvert est à proscrire. Nettoyez les surfaces et lavez-vous les mains au savon avant de vous installer pour manger. 
 

Matériel

Le partage de petit matériel entre plusieurs utilisateurs (téléphone, clavier, crayon, lunettes de protection, petites verreries, livres…) est absolument à proscrire. Si un équipement doit être utilisé par plusieurs utilisateurs, il faut qu’il soit désinfecté entre chaque utilisateur.
 

Sanitaires

Dans les locaux sanitaires majeures, le Département des infrastructures assurera, via le placement de rubalises ou tout autre système, le respect des règles de distanciation: 1 urinoir /2, un évier /2.
Dans les sanitaires plus confidentiels, même si le local réservé aux toilettes est prévu pour plusieurs utilisateurs, il est fortement recommandé d’en limiter l’accès à une seule personne à la fois.
 

Bâtiments et restaurants

Les bâtiments seront accessibles grâce aux badges.
Les restaurants restent fermés jusqu’à nouvel ordre.
 

Bibliothèques

Un service de prêt d’ouvrages est ouvert à la communauté universitaire sur le principe "Click and Collect": demande en ligne et mise à disposition dans chaque bibliothèque.
Consultez le site des bibliothèques.
 

En cas de symptômes

Si vous présentez des symptômes liés au COVID, consultez les règles en matière de mise à l'écart.
 

Il vous reste des questions?

Adressez-vous à votre ligne hiérarchique.    

3. Règles en matière d'absence et de mise à l'écart

Personnes présentant des symptômes grippaux:

  • Si vous êtes chez vous, prenez contact avec votre médecin traitant qui décidera ou pas de votre mise à l'écart;
  • Si vous êtes un cas confirmé de COVID-19, votre médecin traitant préviendra les autorités sanitaires afin que celles-ci mettent en route le traçage de vos contacts étroits (votre médecin est bien au courant de la procédure et vous l’expliquera en détail).
    Nous vous demandons également de prévenir Dr Alain Levêque, vice-recteur et « délégué de collectivité tracing » pour l’ULB, afin que les mesures de prévention internes puissent être prises dans les meilleurs délais.
  • Si vous êtes sur le lieu de travail lorsque ces symptômes se présentent, informez votre ligne hiérarchique, rentrez chez vous et prenez contact avec un médecin;
  • La mise à l'écart du lieu de travail peut être également prise à l'initiative de votre ligne hiérarchique;
  • Une flexibilité sur le délai de remise du certificat médical sera accordée;
  • Toute reprise du travail n'est possible qu'avec l'accord de votre médecin.
 
Mis à jour le 3 juillet 2020