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Évaluation institutionnelle de l’ULB par l’AEQES: présentation du rapport final

En décembre 2020, l’ULB a été évaluée au niveau institutionnel sur sa mission enseignement par un comité d’experts mandaté par l’Agence pour l'évaluation de la Qualité de l'Enseignement Supérieur (AEQES). Cette évaluation institutionnelle, réalisée dans le cadre d’une phase pilote, avait pour d’évaluer la manière dont l’ULB oriente, développe, gère et évalue sa mission d’enseignement.

Le comite d’experts mandaté par l’AEQES a rencontré lors sa visite plus de 120 personnes, au travers de différents entretiens (membres du personnel, étudiants, alumni, représentants du monde socio-professionnel, etc.). Sur base de ces rencontres et de la lecture du dossier d’auto-évaluation composé par l’ULB entre 2019 et 2020, le comité a rédigé un rapport dit externe reprenant leurs analyses et leur constats et ont formulé aux autorités de l’ULB toute une série de recommandations sur lesquelles l’Institution pourra se baser pour poursuivre ses réflexions stratégiques. L’ensemble des réflexions stratégiques devront figurer dans un plan d’action qui sera publié en juin 2022. 

Cette évaluation a été réalisée en prenant appui sur les European Standard Guidelines (ESG- Partie I). Ces lignes directrices représentent des références qui définissent les pratiques reconnues et acceptées pour l’assurance qualité dans l’enseignement supérieur au sein de l’Espace Européen d'Enseignement Supérieur (EEES). Au nombre de 10, elles ont constitué le cadre d’analyse de cette évaluation.
aeques
 

Politique d'assurance qualité (ESG 1.1)

Conclusions du Comité d’experts 

  • La démarche est comprise et ancrée, malgré que les experts remarquent que peu de projets formalisés liés à la thématique sont portés par les autorités.
  • Les experts jugent ce document excellent et saluent ses déclinaisons (chartes pédagogiques, etc.), mais notent que cette dernière n'est pas encore suffisamment connue de la communauté universitaire.
  • Le système qualité, articulé entre pilotage central et autonomie facultaire, nécessite un effort supplémentaire pour être intégré dans toutes les stratégies facultaires, alors que plusieurs d’entre elles ont déjà atteint un niveau mature en la matière.
  • Bien que les parties prenantes soient bien représentées en interne, la participation des étudiants reste faible.

Recommandations

  • Promouvoir la Charte Qualité & Charte pédagogique (interne & externe)
  • Inclure toutes les facultés (y compris FODO (formation doctorale) & FC (Formation continue)) dans le Réseau Qualité
  • Pérenniser le Réseau Qualité

Élaboration et approbation des programmes (ESG 1.2)

Conclusions du Comité d’experts 

Dans le respect des cadres réglementaires, les procédures en place pour l’élaboration et l’approbation des programmes proposés par l’ULB sont largement conformes aux attendus.

Recommandations

  • S’inspirer de ce qui se fait dans certaines facultés concernant l’association d’alumni et de professionnels à la conception de nouveaux programmes et à la gestion de l’existant. Il serait judicieux de créer dans toutes les facultés l’équivalent des conseils consultatifs qui existent dans certaines d’entre elles.
  • Sensibiliser les étudiants à l’importance de corréler les cours et les compétences visées.
  • Institutionnaliser les liens entre les maîtres de stages et l’établissement.

Apprentissage, enseignement et évaluation centrés sur l'étudiant (ESG 1.3)

Conclusions du Comité d’experts 

  • L’ULB démontre une réelle volonté de favoriser les dynamiques d’apprentissage centrées sur l’étudiant mais certains programmes peinent à passer d’une approche « cours » avec des évaluations d’apprentissage centrées sur les savoirs à une approche programme.
  • Si le principe de l’EEE (évaluation des enseignements par les étudiants) est parfaitement établi au sein de l’ULB, il semble manquer d’un niveau de concertation étudiants/enseignants au niveau de chaque programme.

Recommandations

  • Généraliser l’usage de la mise en ligne de supports de cours.
  • Concevoir des indicateurs de performance mesurant l’efficience des dispositifs d’aide à la réussite.
  • Simplifier le mode de remplissage des fiches UE (fiche unité enseignement).
  • Veiller à la complétude des fiches UE.
  • Développer des items sur l’évaluation des programmes.
  • Associer les étudiants aux révisions des questions EEE.

Admission, progression, reconnaissance et certification (ESG 1.4)

Conclusions du Comité d’experts 

L’ULB applique de manière cohérente et affiche l’ensemble des règles couvrant le cycle d’études. Ces règles sont mises à jour régulièrement et validées par les instances où siège l’ensemble des parties prenantes. Le comité a particulièrement apprécié les initiatives pour simplifier la création des PAE (programme annuel des étudiants) et la recherche de solutions pour l’aide à la décision dans leur finalisation. Certaines règles ont dû être adaptées pour faire face à la crise sanitaire et l’institution a alors démontré sa capacité à s’adapter pour poursuivre ses missions.

Recommandations

  • Utiliser les données statistiques pour détecter plus rapidement les étudiants en difficulté.
  • Renforcer les effectifs d’accompagnement pour la gestion des PAE.

Personnel enseignant (ESG 1.5)

Conclusions du Comité d’experts 

L’ULB, institution centrée sur la liberté et la responsabilité individuelle, met en place un grand nombre de dispositifs d'accompagnement des personnels enseignants et scientifiques pour la mise en oeuvre de leurs missions sans instituer de mécanisme régulier d'évaluation ou au moins d'entretien professionnel. Leur mise en place, concertée avec les personnels, lui permettrait d'évaluer l'impact de ces dispositifs et d'anticiper la gestion des carrières. La progression constante des charges de travail, en particulier dues à l'augmentation du nombre d'étudiants, ne favorise pas la participation active aux dispositifs de développement professionnel mis en place du fait de leur caractère non contractuel. Toutefois, la capacité de mobilisation d’une majorité d'enseignants et la transformation rapide de leurs pratiques pendant la crise sanitaire, avec un soutien massif de CAP, démontre leur attachement aux missions de l'ULB et devrait déboucher sur une révision durable des méthodes et favoriser les engagements pris dans le cadre du plan stratégique CAP2030.

Recommandations

  • Poursuivre et intensifier le processus de simplification de l'administration (initiée, notamment, dans le plan MORPHO).
  • Tendre vers une procédure unique pour le corps scientifique.
  • Mettre en place une politique intégrée GRH (entretiens professionnels hors promotion) pour anticiper besoins ou difficultés potentiels.
  • Trouver les mécanismes incitatifs pour augmenter la participation.

Ressources pour l'apprentissage et accompagnement des étudiants (ESG 1.6)

Conclusions du Comité d’experts 

  • La crise sanitaire a imposé des changements très rapides dans l’organisation de l’ULB, en particulier au niveau pédagogique, pour assurer au mieux les missions dans des conditions sanitaires inédites. Ces conditions de crise ont montré la capacité de l’ULB à « agir groupée », avec une coordination hebdomadaire des doyens, recteurs, vice‐recteurs et administration et à conserver une mise à disposition de ressources pour l’apprentissage suffisante même en situation de crise.
  • Des processus qualités semblent mis en place dans certains services d’aide et d'accompagnement des étudiants sans pour autant être formalisés et systématiques. Les services gagneraient en efficacité en rédigeant un « Manuel Qualité ».
  • Le comité souligne, toujours, l'importance de mettre en place un travail conjoint avec les parties prenantes institutionnelles et gouvernementales afin de parer au définancement de l'enseignement supérieur en Fédération Wallonie-Bruxelles.

Recommandations

  • Poursuivre la rénovation des infrastructures.
  • Poursuivre la réforme de l’enseignement des langues, favoriser les stages, développer les podcasts.
  • Visibiliser les dispositifs d’aides existants et élargir l’accès aux profils particuliers (PhD (doctorants), EBS(étudiants à besoins spécifiques)).
  • Formaliser les démarches qualité des services d’accompagnement & orienter l’aide grâce à l’analyse des données.
  • Renforcer le suivi financier et diversifier les ressources.

Gestion de l'information (ESG 1.7)

Conclusions du Comité d’experts 

  •  Si  les  données  disponibles  en  interne  semblent  être  bien  identifiées,  il  reste  à améliorer l'interconnectivité et la congruence des données internes avec celles disponibles au niveau de la FWB (CRef ou ARES).

Recommandations

  • S’assurer de la pertinence des outils de collecte des informations et des ressources financières et humaines nécessaires.
  • Favoriser une gouvernance éclairée par des indicateurs définis à l’avance et mis à jour en s’appuyant sur un entrepôt de  données  qui  reste  à  consolider  sans  sous‐estimer  l’effort  de  communication à faire pour convaincre de la valeur ajoutée de cet outil.
  • Prioriser  le  type  d’information à  collecter et  définir  un  outil  commun  pour  ces  informations  stratégiques et critiques. 
  • Mieux  utiliser  les  expériences  réussies  dans  certaines  facultés  pour  ainsi  développer  des modèles de référence.

Information du public (ESG 1.8)

Conclusions du Comité d’experts 

  • L’ULB a bien pris la mesure de l’importance stratégique d’un service de communication externe efficient, entre autre en renforçant les moyens techniques et humains.
  • La grande diversité des outils, des publics visés et des messages est apparue, pour les membres du comité d’évaluation, comme un facteur de complexité de mise en œuvre d’une politique de communication cohérente et surtout efficace.
  • La communication durant les périodes de crise récentes (attentats, COVID-19) a mobilisé beaucoup de ressources tant vers l’interne que vers les acteurs externes. Cette mobilisation et la qualité des contenus ont été unanimement reconnues et appréciées.
  • L’engagement de l’ULB dans les débats sociétaux est reconnu. Cet engagement se concrétise entre autre par l’intermédiaire de leurs experts sollicités par les medias ou le politique dans des domaines souvent très variés.

Recommandations

  • Inciter le Service communication à jouer un rôle fédérateur entre les facultés.
  • Poursuivre la stratégie de différentiation de la politique de communication externe par faculté intégrée à une stratégie globale.
  • Développer une stratégie intégrée sur la politique de communication externe vers les parties prenantes.
  • Veiller, en particulier, à mieux mettre en valeur tant en interne qu’en externe les différentes et nombreuses démarches « qualité » mises en œuvre par l’ULB.

Suivi continu et évaluation périodique des programmes (ESG 1.9)

Conclusions du Comité d’experts 

  • Le pilotage des programmes au sein de l’ULB apparait comme très décentralisé, mené au niveau des facultés et le plus souvent au sein même de celles‐ci sans qu’apparaisse un socle commun de méthodologie, ni sur les procédures ni sur les responsables ni sur les organes consultatifs ou décisionnaires mobilisés.
  • En l’absence d’une procédure globale de révision des programmes, l’ULB est conduite à s’appuyer principalement sur les évaluations programmatiques externes obligatoires ou volontaires (à la carte) pour déclencher un processus de révision.

Recommandations

  • Créer une procédure périodique de révision de tous les programmes prenant appui sur les résultats d’EEE et une analyse des acquis d’apprentissages attendus.
  • Assurer un retour régulier des enseignants vers les étudiants suite aux EEE.
  • Généraliser l’organisation d’un conseil consultatif annuel pour chaque programme ou filière ou département.
  • Améliorer le dispositif d’EEE en introduisant lors de la seconde campagne (été) certains items liés aux finalités des programmes et à l’articulation entre les UE.
  • Promouvoir un processus qualité ULB intégré pour toute l’université afin de mieux appuyer l’enseignement, en renforçant l’analyse, la communication, et le partage de bonnes pratiques.

Politique d'assurance qualité externe périodiques (ESG 1.10)

Conclusions du Comité d’experts 

  • L’ULB démontre sa capacité à mettre en œuvre volontairement des dispositifs d’évaluation externe au niveau de certaines faculés (labels EQUIS, AMBA et Qfor) mais les experts s'interrogent sur l'évaluation externe des programmes interfacultaires. 
  • La mise en place depuis 2013 label Européen « HR Excellence in Research HRS4R » a engagé l’ULB dans un processus d’amélioration continue de l’environnement de la recherche, soumis à évaluation externe régulière par la Commission Européenne.

Recommandations

Dans cet EGS 1.10, l’ULB a présenté sa politique d’assurance externe périodique et une première proposition de dispositif interne d’évaluation externe. Le Comité d’appui méthodologique (CAM) de l’AEQES est le comité en charge de l’évaluation de critère. Il a adressé à l’ULB un premier retour en juillet 2021. Cependant, l’ULB doit remettre en juillet 2022 un dossier d’avancement permettant de présenter l’évolution de ce dispositif envisagé. 

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Mis à jour le 19 avril 2022